Por qué en OPEC Ciudad de México organizamos proyectos corporativos y no eventos corporativos.
Cuando se realiza un evento corporativo, la simple definición de la palabra nos remite a un suceso importante pero de índole social. Por lo que la mayoría de la atención y esfuerzo se centran en tareas cómo, encontrar las instalaciones adecuadas, decoración, iluminación, música, comida, código de vestuario y muchas otras actividades que si bien son muy importantes no deberían de suplir a nuestro objetivo principal.
Este objetivo tiene que estar bien definido, se debe de medir y permitirnos hacer una comparativa de nuestro antes y después de la realización de nuestro proyecto, tiene que ser realista es decir, que sea alcanzable para nuestra capacidad técnica y de ejecución, y por ultimo tiene que ser relevante y de interés para nuestra empresa.
A continuación te dejamos algunas preguntas para que puedas identificar si estás aprovechando al máximo tus recursos, o sólo estás haciendo eventos sociales.
¿Cuándo organizas un evento, cual es tu objetivo a cumplir?
Aquí normalmente las personas establecen cómo objetivos, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la celebración de un aniversario, reconocimiento a empleados, fiestas de fin de año, activaciones, etc...
Estos no son objetivos, son el motivo alrededor del cual debemos de organizar un proyecto y establecer los objetivos que puedan beneficiar a nuestra empresa.
¿Antes de realizar tu evento tienes un reporte de la situación actual en la que se encuentra tu empresa y a dónde se quiere llegar?
¿Al finalizar tu evento tienes un reporte de resultados y un plan de seguimiento para poder cumplir con lo establecido?
Si contestaste que no a una o más preguntas, la siguiente guía te será de mucha utilidad.
Cómo se organiza un proyecto corporativo.
Realizar un proyecto corporativo es sin duda un todo un reto, ya que hay que tener en cuenta un gran número de tareas a desarrollar, pero sobre todo un objetivo a cumplir.
Y este es el principal motivo por el que antes de empezar a dar pasos adelante, es necesario establecer una estructura para poder darle forma a nuestro proyecto.
Es por eso que te proporcionamos una guía que puedas seguir paso a paso, para facilitarte la planeación y la ejecución de tu proyecto, pero además pon mucha atención ya que a lo largo de esta guía vas a descubrir algunos tips de los cuales nadie te habla en ningún lado.
1. Proyecta
Primero lo primero, no vas a encontrar a nadie que conozca mejor que tú las necesidades de tu empresa, de aquí partimos para establecer un objetivo y planear un proyecto que nos permita cumplirlo.
Las ideas y la inspiración que pueden ayudar a la consecución de estos objetivos, estas llegan en cualquier momento, no tienen un horario establecido y entre el ajetreo diario de tu trabajo más el apuro por sacar adelante un nuevo proyecto, algunas de estas se queden en el olvido.
Seguramente has pasado por ese momento en el que estás tratando de recordar alguna idea que había pasado por tu cabeza y de pronto ya no está ¿verdad que sí?
Aquí te entregamos el primer tip, te recomendamos que hagas un borrador en donde vayas anotando todas las ideas que se te presenten, no importa el orden ni la importancia que creas puedan tener en este momento, lo primordial es que todo quede plasmado en un borrador con la finalidad de que ninguna idea sea dejada de lado.
2. Establece el objetivo
De aquí en adelante este es el centro de atención de tu evento, no hay nada más importante que cumplir con el objetivo establecido.
Existen infinidad de objetivos y se establecen en función de las necesidades de cada empresa, pero tienen que ser medibles y relevantes.
Tip número 2, independientemente de cuál sea el objetivo a cumplir, te recomendamos que siempre establezcas un objetivo secundario y este es el de recabar información.
Cualquier evento es un momento inmejorable para recabar información de prospectos, contactos calificados, clientes, e incluso de nuestro propio personal, la cual será de alto valor para nuestra empresa.
3. Establece tu presupuesto
Es de vital importancia establecer el rango de tu presupuesto para el desarrollo de tu proyecto, ya que de este van a depender muchas de las decisiones que se van a tomar a la hora de planificar el desarrollo del mismo.
Y aquí toma relevancia el punto número uno ¿Lo recuerdas?
Llegó el momento de sacar ese borrador y acomodar todas esas ideas para que la consecución de nuestro objetivo se ajuste a nuestro presupuesto.
Agrega o elimina ideas, recuerda que este borrador no es limitativo, agrega todas las ideas e inquietudes que puedan surgir, acomodalas de manera que puedas visualizar el desarrollo de tu proyecto corporativo.
Como podrás ver se trata de jugar un poco con tus opciones y plantear diferentes escenarios para el desarrollo de tu proyecto, todo con la finalidad de maximizar tu presupuesto.
4. Planifica.
Teniendo muy claro nuestro objetivo y el presupuesto con el que contamos, nuestro proyecto tiene que comenzar a tomar forma y debemos de incluir todas las actividades a realizar, mucha atención aquí ya que te vamos a revelar el tip número 3, segmentalo, por lo menos en tres fases para que tengas una mejor visión y mayor control sobre las actividades.
Fase previa – Anuncio, invitaciones y publicidad, enumera y ordena tus actividades, establece los horarios, asigna responsabilidades
Fase de desarrollo – Coordina y ejecuta.
Fase de seguimiento – Tu evento no termina cuando se apagan las luces.
Como te lo hemos comentado con anterioridad todo depende del tipo, tamaño, alcance, y objetivos que establezcas para tu proyecto, y no te preocupes, que más adelante veremos estas fases más a detalle.
5. Revisión, ajustes y cambios.
Es obligatorio llevar a cabo un repaso del desarrollo de nuestro proyecto, es de suma importancia para asegurar que no hay ningún cabo suelto, asegúrate de que todo está listo. Revisa tu lista de asistencia, horarios, lugar, actividades, personal, proveedores, absolutamente todo lo que tenga que ver con nuestra planeación.
Si crees que hay que reorganizar algo, hazlo. La finalidad es que garanticemos que nuestro proyecto corporativo cumple con todas nuestras expectativas, pero sobre todo que culminará con la consecución de nuestro objetivo.
6. Desarrollo del Evento
Ha llegado el momento esperado, ese por el cual estuvimos trabajando sin parar para que finalmente nos sea posible acercarnos a nuestro público objetivo.
Fase previa.- Aquí desarrolla todo lo que tenga que ver con el anuncio de tu evento (activa tus redes sociales), invitaciones (recuerda causar expectativa e interés, no lo dejes en una simple invitación), fechas, horarios y ubicación (facilita la llegada de tus invitados, informa cuáles son las mejores opciones para arribar al lugar donde se llevara acabó tu evento, si este cuenta con servicio de estacionamiento o valet parking, de no ser así la ubicación y costos de los estacionamientos más cercanos), incluso de ser necesario implementa un código de vestuario.
Fase de desarrollo.- Es la hora de coordinar y asegurar que todo transcurra respecto a lo planeado. Normalmente los coordinadores cuentan con una lista que incluye los horarios y las actividades a desarrollar durante nuestro evento, lo cual puede limitar o dejar pasar algunos detalles, ya que algunas actividades pueden ocupar un mismo espacio de tiempo. Para que esta tarea te sea mucho más sencilla, te compartimos un tip más que seguramente te será de mucha ayuda en el desarrollo de tu evento.
Tip número cuatro, realiza un itinerario en forma de calendario, que te permita visualizar todas las actividades que se tienen que ir cumpliendo sin importar si sus horarios se empalman durante el desarrollo de tu evento. Te recomendamos hacer una fila con los horarios y en las columnas ir marcando tus actividades a desarrollar, agrega cuantas columnas sean necesarios para poder abarcar todas las actividades.
Fase de seguimiento.- Pide retroalimentación a tus invitados, recuerda que esta información es de suma importancia para desarrollar nuestras estrategias. Ofrécete para resolver dudas o preguntas que hayan surgido a tus invitados, recuerda siempre fomentar el acercamiento y contacto con ellos. Y por último pero no menos importante, agradece su asistencia, reitérales lo valioso que es para tu empresa contar con su apoyo y preferencia.
7. Reporte
Finalmente vamos a entregar los resultados de nuestro proyecto corporativo, no utilices puntos de vista, todo tiene que estar respaldado con números. Recuerda que nuestros objetivos son medibles y relevantes, por lo que nuestro reporte tiene que entregar cifras reales que lo respalden. Incremento de nuestras bases de datos, compras, suscripciones, donaciones, alcance en redes sociales, etc.
Como podrás ver la organización de un proyecto corporativo requiere de muchísimo trabajo, donde la proyección, planeación, ejecución y seguimiento son piezas fundamentales para alcanzar nuestros objetivos.
Recuerda que sin importar el tamaño, los proyectos corporativos nos ayudan a fortalecer los lazos que tenemos con nuestros clientes y colaboradores, de ahí la importancia de los mismos.
Esperamos que esta guía te sea de mucha utilidad para que la realización de tu proyecto corporativo sea todo un éxito.
Y recuerda, deja de hacer eventos y comienza a organizar proyectos.