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Cómo organizar un evento corporativo.

Actualizado: oct 27

Realizar un evento corporativo es sin duda un todo un reto, ya que hay que tener en cuenta un gran número de tareas a desarrollar, pero sobre todo un objetivo a cumplir.

Y este es el principal motivo por el que antes de empezar a dar pasos adelante, es necesario establecer una estructura para poder darle forma a nuestro proyecto.

Es por eso que te proporcionamos una guía que puedas seguir paso a paso para facilitar la planeación y la ejecución de tu evento, pero además pon mucha atención ya que a lo largo de esta guía vas a descubrir algunos tips de los cuales nadie te habla en ningún lado.


1) Proyecta

Primero lo primero, no vas a encontrar a nadie en el mundo que conozca mejor que tú, tus proyectos, tus ideas, pero sobre todo tus objetivos.

Las ideas y la inspiración llegan en cualquier momento, no tienen un horario establecido y entre el ajetreo diario de tu trabajo más el apuro por sacar adelante un evento corporativo a veces muchas ideas se quedan en el olvido.

Seguramente has pasado por ese momento en el que estas tratando de recordar alguna idea que había pasado por tu cabeza y de pronto ya no está. ¿Verdad que sí?

Aquí te entregamos el primer tip, te recomendamos que hagas un borrador en donde vayas anotando todas las ideas que se te presenten, no importa el orden ni la importancia que creas puedan tener en este momento, lo primordial es que todo quede plasmado en un borrador con la finalidad de que ninguna idea sea dejada de lado.

2) Fija los Objetivos

De aquí en adelante este es el centro de atención de tu evento, no hay nada mas importante que cumplir con el objetivo establecido.

Existen infinidad de objetivos y se establecen en función de las necesidades de cada empresa, pero tienen que ser concretos y medibles.

Segundo tip, independientemente de cuál sea el objetivo a cumplir, te recomendamos que siempre establezcas un objetivo secundario y este es el de recabar información.

Cualquier evento es un momento inmejorable para recabar información de contactos calificados, los cuales son de alto valor para nuestra organización.

3) Establece tu presupuesto

Es de vital importancia establecer el rango de tu presupuesto para el desarrollo de tu evento, ya que de este van a depender muchas de las decisiones que se van a tomar a la hora de planificar el desarrollo del mismo.

Y aquí toma relevancia el punto numero uno ¿Lo recuerdas?

Llego el momento de sacar ese borrador y acomodar todas esas ideas para que la consecución de nuestro objetivo se ajuste a nuestro presupuesto.

Agrega o elimina ideas, recuerda que este borrador no es limitativo, agrega todas las ideas e inquietudes que puedan surgir, acomódalas de manera que puedas visualizar el desarrollo de tu evento.

Como podrás ver se trata de jugar un poco con tus opciones y plantear diferentes escenarios para el desarrollo de tu evento, todo con la finalidad de maximizar tu presupuesto.

4) Planifica tu evento.

Nuestro proyecto va a tomar forma y debemos de incluir todas las actividades a realizar, mucha atención aquí ya que te vamos a revelar el tip número 3, segméntalo, por lo menos en tres fases para que tengas una mejor visión y mayor control sobre las actividades.

· Fase previa – Anuncio, invitaciones y publicidad, enumera y ordena tus actividades, establece los horarios, asigna responsabilidades

· Fase de desarrollo – Coordina y ejecuta.

· Fase de seguimiento – Tu evento no termina cuando se apagan las luces.

Como te lo hemos comentado con anterioridad todo depende del tipo, tamaño, alcance, y objetivos que establezcas para tu evento, y no te preocupes, que más adelante veremos estas fases más a detalle.

5) Ajustes y cambios.

Es obligatorio llevar a cabo un repaso del desarrollo de nuestro evento, es de suma importancia para asegurar que no hay ningún cabo suelto, asegúrate de que todo está listo. Revisa tu lista de asistencia, horarios, lugar, actividades, personal, proveedores, absolutamente todo lo que tenga que ver con nuestra planeación.

Si crees que hay que reorganizar algo, hazlo. La finalidad es que garanticemos que nuestro evento cumple con todas nuestras expectativas, pero sobre todo que culminara con la consecución de nuestro objetivo.

6) Desarrollo del Evento

Ha llegado el momento esperado, ese por el cual estuvimos trabajando sin parar para que finalmente nos sea posible acercarnos a nuestros clientes o colaboradores.

Fase previa.- Aquí desarrolla todo lo que tenga que ver con el anuncio de tu evento (activa tus redes sociales), invitaciones (recuerda causar expectativa e interés, no lo dejes en una simple invitación), fechas, horarios y ubicación (facilita la llegada de tus invitados, informa cuales son las mejores opciones para arribar al lugar donde se llevara acabó tu evento, si este cuenta con servicio de estacionamiento o valet parking, de no ser así la ubicación y costos de los estacionamientos más cercanos), incluso de ser necesario implementa un código de vestuario.

Fase de desarrollo.- Es la hora de coordinar y asegurar que todo transcurra respecto a lo planeado. Normalmente los coordinadores cuentan con una lista que incluye los horarios y las actividades a desarrollar durante nuestro evento, lo cual pude limitar o dejar pasar algunos detalles, ya que algunas actividades pueden ocupar un mismo espacio de tiempo. Para que esta tarea te sea mucho más sencilla, te compartimos un tip más que seguramente te será de mucha ayuda en el desarrollo de tu evento.

Tip número cuatro, realiza un itinerario en forma de calendario, que te permita visualizar todas las actividades que se tienen que ir cumpliendo sin importar si sus horarios se empalman durante el desarrollo de tu evento. Te recomendamos hacer una fila con los horarios y en las columnas ir marcando tus actividades a desarrollar, agrega cuantas columnas sean necesarios para poder abarcar todas las actividades.

Fase de seguimiento.- Pide retroalimentación a tus invitados, recuerda que esta información es de suma importancia para desarrollar nuestras estrategias. Ofrécete para resolver dudas o preguntas que hayan surgido a tus invitados, recuerda siempre fomentar el acercamiento y contacto con ellos. Y por último pero no menos importante, agradece su asistencia, reitérales lo valioso que es para tu empresa contar con su apoyo y preferencia.

7) Reporte

Finalmente vamos a entregar los resultados de nuestro evento, si bien puedes externar algunos puntos de vista, el reporte tiene que estar respaldado con números. Recuerda que nuestros objetivos son específicos y medibles, por lo que nuestro reporte tiene que entregar cifras reales que lo respalden.

Incremento de nuestras bases de datos, compras, suscripciones, donaciones, alcance en redes sociales, etc.

Como podrás ver la organización de un evento corporativo requiere de muchísimo trabajo, donde la proyección, planeación, control y ejecución son piezas fundamentales para alcanzar nuestros objetivos.

Recuerda que sin importa el tamaño, los eventos corporativos nos ayudan a fortalecer los lazos que tenemos con nuestros clientes y colaboradores, de ahí la importancia de los mismos.

Esperamos que esta guía y nuestros tips te sean de mucha utilidad para que la realización de tu evento corporativo sea todo un éxito.

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